10 Tipps für die erfolgreiche Zusammenarbeit mit Messebau-Unternehmen in den USA

1.Definieren Sie Ihre Messeziele, und stellen Sie umfangreiches Briefingmaterial bereit. Je präziser und ausführlicher die Informationen sind, desto besser können Architekten und Designer das Standkonzept auf Sie zuschneiden.

2.Beginnen Sie frühzeitig mit der Planung Ihrer Messebeteiligung. Kurzfristige Aktionen sind oft teuerer und meistens auch nur die zweitbeste Lösung.

3.Wählen Sie zwei oder drei Anbieter aus, mit denen Sie ein ausführliches Briefinggespräch führen möchten. Mehr Briefinggespräche kosten Ihre Zeit und damit Ihr Geld. Die Auswahl der Unternehmen kann nach verschiedenen Kriterien erfolgen. Beispielsweise

  • Referenzen,
  • Räumliche Nähe zu Ihrem Unternehmen, gute Erreichbarkeit in Ihrer Zeitzone (Florida=6 Stunden zurück, Californien=9 Stunden zurück).
  • Selbstdarstellungen der Anbieter in Image-Broschüren, auf Messen oder im Internet
  • Informationen aus der Branchenzeitschriften
  • Verbandszugehörigkeit – die Mitglieder des EDPA/IFES haben die hohe Qualität ihrer Arbeit nachgewiesen.
  • Beobachtung der Messebauunternehmen beim Aufbau am Messeplatz

4.Im Briefinggespräch informieren Sie ausführlich über Ihre Messeziele, aber auch über Ihr Unternehmen, Unternehmenskultur, -identität und -design.

Geben Sie genügend Zeit für das Angebot. Die US-Messebauer sind auf Rückfragen bei Monopol-Lieferanten angewiesen, wie z. B. General Contractors fuer die Veranstaltung, Elektriker, etc. (10-14 Tage ohne Planung, 15-18 Tage mit Planung.

Natürlich gehören auch Angaben über die geplante Standgröße, die Rahmenbedingungen der Messebeteiligung, die vorgesehenen Exponate, die Anzahl der Mitarbeiter auf dem Stand, das Messebudget und die vorgesehenen Ausgaben für den Messestand dazu.

Beachten Sie bitte, dass ein gezieltes Briefinggespräch Kostenersparnis bei der Realisation Ihrer Unternehmenspräsentation darstellt.

Bitte denken Sie daran: Jeder Entwurf kostet Geld. Für ein individuelles, erfolgsversprechendes Standkonzept arbeiten Spezialisten viele Stunden. Sie brauchen einen gut ausgerüsteten Arbeitsplatz und teure Arbeitsmittel.

Fordern Sie von den Messebauunternehmen eine genaue Angabe der Kosten für Planungs- und Entwurfsleistungen im Angebot. Kostenlose Präsentationen gibt es nicht. Die Kosten für die nicht berechneten Entwürfe finden sie an anderen Stellen wieder.

Fordern Sie gute Leistung. Ein Entwurf, der nebenbei erstellt wird, entsteht kaum mit der notwendigen Sorgfalt, die für Ihren Messeauftritt angebracht ist. Ein Hinweis: Bei Messebauunternehmen, die alle Entwürfe berechnen, bezahlen Sie ausschließlich die Leistungen, die Sie erhalten. Unternehmen, die Präsentationen nicht berechnen, decken ihre Kosten durch die ausgeführten Aufträge.

Ein Entwurf ist eine individuelle Planung für Ihren Messeauftritt. Nicht zu verwechseln mit einem Angebot, das eine Kostenplanung für einen einfachen Stand, der in der Regel mit Systemmaterial erstellt wird, enthält. Ein Angebot ist selbstverständlich kostenlos und unverbindlich aber bei hochwertigen individuellen Konzepten steht vor dem Angebot ein Entwurf.

5.Entwickeln Sie ein möglichst objektives Bewertungssystem zur Auswahl Ihres Messebaupartners. Die Zusammenarbeit mit dem billigsten Messebauer führt selten zu einem günstigen Ergebnis.

6.Entscheiden Sie sich nach den Präsentationen schnell für einen Partner und informieren Sie alle anbietenden Unternehmen über Ihre Entscheidung. Lange Wartezeiten bis zur Auftragsvergabe verhindern eine sinnvolle Planung der Kapazitäten.

7.Begleiten Sie kontinuierlich das Projekt und informieren Sie sofort über vorgesehene Abweichungen, beispielsweise andere Exponate als eingeplant. Änderungen nach Aufbau des Messestandes sind oft nur mit großem (auch finanziellem) Aufwand zu realisieren und bieten selten optimale Lösungen.

8.Vereinbaren Sie einen Standübergabe-Termin mit dem verantwortlichen Projektleiter. Gleiches gilt für die Standrücknahme nach Abschluss der Veranstaltung.

9.Vereinbaren Sie ein Gespräch direkt nach der Messe mit Ihrem Messebau-Partner. Jetzt ist der Zeitpunkt für konstruktive Kritik.

10.Planen Sie langfristige Zusammenarbeit mit einem Messebauunternehmen. Je besser Ihr Messebau-Partner Sie kennt, um so besser und preisgünstiger kann er für Sie arbeiten.