Themen aus unseren Newsletters S. 1


Diese Texte sind urheberrechtlich geschützt. Die Veroeffentlichung, auch nur Auszugsweise, ohne die schriftliche Genehmigung von Coral Enterprises, Inc. wird im Rahmen der zustaendigen Gesetze verfolgt.

Messe-Vorlaufzeiten

In unserer Website www.Messebau-USA.de gehen wir mehr oder weniger im Detail auf die Besonderheiten und Unterschiede im amerikanischen Messebau versus den deutschen Gepflogenheiten ein.

Ein wesentlicher Unterschied ist die frühzeitige Einholung von Planungen und Angeboten, sowie die an Zeitfristen gebundene Auftragsvergabe. Messeveranstalter geben Deadlines für die Einreichung von Plaenen und detaillierten Bestellungen von „vor Ort” Services vor. Diese sind gestaffelt und alle Services und Leistungen auf der Messe werden umso teurer, je naeher deren Bestellung zum Messetermin liegt. Darauf hat sich die Messebau-Industrie in den USA eingestellt und alle Terminablaeufe, sowie Preiskalkulationen sind darauf ausgerichtet. Da amerikanische Aussteller dieses Verfahren gewohnt sind, werden Anfragen auch entsprechend frühzeitig eingereicht und Auftraege in der Regel ca. 3 Monate vor Messebeginn vergeben.
Anfragen aus Deutschland kommen nicht selten erst 2 Monate vor Messebeginn auf uns zu und die Auftragserteilung erfolgt haeufig weniger als 4 Wochen vor Messebeginn. Gemaess der vorbeschriebenen Verfahren muss das zwangslauefig zu (vermeidbaren) Mehrkosten führen und oft ist es zu spaet einen Auftrag so professionell abzuwickeln, wie wir es nach unserem Kundenservice- und Qualitaets-Verstaendnis fuer richtig hielten. Ein solches „Notfall-Management” kann selten zur vollen Zufriedenheit des Kunden führen.

Darum unsere Bitte an Sie als Messe-Partner des deutschen Ausstellers: nehmen Sie unsere Empfehlung sich frühzeitig um Ihre USA-Projekte zu kümmern ernst und ersuchen Sie bei Ihren Kunden um Verstaendnis. Gerne helfen wir Ihnen dabei indem wir Ihnen die erforderlichen Argumente zur Verfügung stellen.

Messe-Kosten Teil I

In unserem letzten Newsletter haben wir ueber die Notwendigkeit frühzeitiger Bestellungen gesprochen. Das Ergebnis waren einige superkurze Anfragen und zwei super-super kurze Auftraege. Die Tatsache dass wir die Projekte trotzdem meistern konnten bedeutet nicht, dass das über Termine gesagte damit widerlegt ist, aber mit Sicherheit ist es für die Kunden ganz erheblich teurer geworden. Und damit sind wir beim Thema fuer diesen Monat:

„Wieviel teurer kann eine Messebeteiligung in den USA im Vergleich zu Deutschland eigentlich sein?”

Da haben wir schon das Problem in der Fragestellung. Wir sprechen von 2 Kontinenten die weit voneinander entfernt sind und von einem Medium das in den USA anders verstanden, gehandhabt und genutzt wird als in Deutschland. Es kostet in den USA was es dort kostet. Die Preise mit denen in Deutschland zu vergleichen macht absolut keinen Sinn, da es dafür keine Basis gibt. Deutsche Aussteller die ihre internationalen Messebudgets nach Quadratmeterpreisen in Deutschland kalkulieren machen über kurz oder lang die Erfahrung, dass ihre Mittel für die USA nicht ausreichen.

Messebeteiligungen in den USA sind teuer! Daran kann man nichts aendern, man kann sich jedoch darauf einstellen. Wenn man um die Unterschiede und Quellen für Kosten weiss, kann man frühzeitig entsprechend planen um auch eine Messebeteilgung in den USA unter den gegebenen Umstaenden so preiswert und erfolgreich wie moeglich zu gestalten.

Es gibt kein Pauschalrezept zum Kostensparen. Das ist eine individuelle Betrachtung des jeweiligen Projektes. Ganz allgemein kann man aber davon ausgehen, dass die wesentlichen Kostenfaktoren im Messebau (und ich spreche hier noch nicht von den Messeservices, dazu gehoert der Auf- und Abbau) im Bereich der exklusiven Standausstattung liegen. Podeste, Wasseranschlüsse, italienische Moebel- und Beleuchtung-Designs, aufwendige AV, Bewirtungsbereiche, Graphiken etc. liegen. Es ist verstaendlich dass der deutsche Aussteller sein Corporate ID moeglichst unveraendert wiedersehen will und dass der Designer im deutschen Messebau-Unternehmen eine besondere Glanzleistung für den Auftritt seines Stammkunden produzieren will. Aber bedenken Sie, dass ganz allgemein der in Deutschland übliche exklusive Standard auf Messen in den USA kaum zu finden ist. Durch einfachere Designs fallen Sie noch laengst nicht durch in den Augen des Messebesuchers. Aber Sie ersparen sich erhebliche Probleme und hohe, vermeidbare Kosten.

Wir alle wissen dass, was immer auch passiert, es kommt kaum vor dass ein Messebauer den Stand nicht rechtzeitig vor Messebeginn fertigstellt. Aber wissen Sie wie viele deutsche Messestaende in den USA fast nicht rechtzeitig fertig werden? Dass sie fertig werden kann in den meisten Faellen nur durch extreme Zuzahlungen und Zugestaendnisse in letzter Minute erreicht werden, die den Messebauer viel Nerven und Geld, und nicht selten die Gunst seines Kunden kosten.

Das muss nicht sein, schalten Sie rechtzeitig einen Messeconsulter ein.

Ein weiterer Bereich der Kostenintensiv ist und in dem durchaus Geld eingespart werden kann ist der Bereich Showservices. Sie wissen bereits dass es gewisse Leistungen auf den amerikanischen Messen gibt, die exklusiv nur vom Generalunternehmer und seinen Subunternehmern (die oft frei sind in ihrer Kostengestaltung) durchgeführt werden dürfen.

Einfachere Designs, die berücksichtigen dass die Montagezeiten so kurz wie moeglich gehalten werden, helfen enorm. Wenn Sie mich fragen würden was das Wichtigste zu berücksichtigen sei bei einer USA-Messeplanung, ich wuerde Ihnen spontan antworten: „Die Auf- und Abbauzeiten kurz halten!”

So sehr Sie in Deutschland modulare Systeme lieben, sie halten auf und kosten Geld. Oft sind modular aufgebaute konventionelle Loesungen billiger.

Ein weiterer Bereich zum Sparen innerhalb der Showservices ist die Drayage. Leichtere Materialien, Verzicht auf gehobene Boeden (Stahlrahmen, schwere Platten) spart Geld fuer Sie.

Oft ist es ein Rechenexempel, ob man einen Stand in den USA anmieten sollte, oder einen von Deutschland verschiffen. Das rechnet sich bei bereits vorhandenen Staenden oft. Lassen Sie sich ein Angebot von der BTG machen und lassen Sie Coral Enterprises, Inc. die Kosten vergleichen.

Coral Enterprises hat gerade wieder einem deutschen Aussteller verholfen $ 10,000 zu sparen, indem wir die erforderlichen Leistungen vom Generalunternehmer unter unserer Aufsicht abgefordert haben, statt mit Mietmaterial von aussen in die Messe zu gehen.

Coral Enterprises ist Ihr Partner für die gesamte Messe-Logistik, ob Sie einen kompletten Stand bei uns bestellen, oder „nur” die reibungslose Gesamtabwicklung Ihres Projektes in den USA.

Wir haben keine Mindest-Anforderungen an Ihr Projekt, fragen Sie uns auch für Ihre „kleinsten” Staende an, die manchmal das „groesste” Geld kosten koennen.

Zurück nach oben

Messe-Kosten Teil II

Wir erleben es immer wieder, dass durch Missachtung der Vorschriften auf amerikanischen Messen der eigentliche Zweck, sein Produkt moeglichst erfolgreich vorzustellen, noch in letzter Minute infrage gestellt wird. Da diese Info’s ohnehin meine persoenliche Meinung und Erfahrung wiederspiegeln erlaube ich mir auch anzumerken, dass der Aussteller in der Regel mit absoluter Selbst-Sicherheit sein Produkt zu einem bestimmten Preis in den amerikansichen Markt einführen will, jedoch bereits bei der Vorstellung selten akzeptiert, dass auch amerikanische Produkte und Services ihren Preis haben. Ich bin ganz bei Ihnen, lieber „Erstaussteller”, wenn Sie bei Erhalt Ihres Angebotes einen Kulturschock bekommen. Den koennen Sie sich jedoch ersparen, wenn Sie bei der Planung Ihres Produktes für die Markteinfuehrung rechtzeitig die Messepreise in den USA studieren. Schon waehrend Ihrer Budgetplanung assistiere ich Ihnen gerne bei der Ermittlung Ihrer Messekosten fuer die Einfuehrung Ihres Produktes über den amerikanischen Messemarkt. Ich gehe hier noch einen Schritt weiter und zeige Ihnen eine Tabelle mit durchschnittlichen Kosten einer Messebeteiligung in den USA, aufgelistet nach Standgroesse und unterteilt in Standbau und Showservices. Ihre individuellen Fragen dazu beantworte ich Ihnen gerne und unverbindlich. Vorsicht bei der Betrachtung: Die Preise stammen aus einer Auswertung von Kosten, die individuelle Staende unserer Kunden in den vergangenen 5 Jahren gekostet haben. Selbstverstaendlich haengt Ihr Preis von Ihrem individuellen Stand ab. Dieses ist nur ein grobes Planungsinstrument, das in keinem Fall die individuelle Besonderheit Ihres Standes beruecksichtigt. Aber Sie koennen davon ausgehen, dass Sie unter dem Strich im Schnitt ein solches Budget zur Verfuegung haben muessen, bevor Sie sich fuer eine Messe anmelden und die Standflaechenkosten bezahlen. Es ist leider Praxis dass sich zuviele Aussteller zuerst bei der Messe anmelden, dann ein Angebot fuer einen Messestand einholen und geschockt ueber den Preis erst einmal untaetig verharren. Dann folgt eine Phase weiterer Angebotseinholung mit dem Ergebnis, dass die Kosten hoeher statt niedriger werden. Denn eine Charakteristik amerikanischer Messen ist, dass nach einem bestimmten Discount-Zeitplan alle Leistungen umso teurer werden, je naeher man an die Messe herankommt. Ich will damit keinesfalls zum Ausdruck bringen, dass Sie das erste beste Angebot akzeptieren sollten, aber die Groessenordung in der Tabelle gibt Ihnen eine Idee, wo Sie mit Ihrem Angebot und Budget liegen sollten.

Achtung, hier ist eine kostentraechtige Falle: Sie holen bei einem amerikanischen Messebauer ein Angebot ein und stellen fest, dass es erheblich unter dem Preis eines Mitbewerbers liegt. Vergleichen Sie Aepfel mit Aepfeln! Die Messekosten entstehen hier in zwei Zustaendigkeitsbereichen, beim Messebauer und beim Generalunternehmer und seinen Subunternehmern auf der Messe. Der Messebauer darf nur soviel zu einer Messe beitragen, ein nicht unerheblicher Prozentsatz der Gesamtkosten faellt bei den Service-Unternehmern in der Halle an, die exklusives Platz-Recht haben. Amerikanische Aussteller wissen das und müssen im Angebot des Messebauers nicht gesondert darauf hingewiesen werden. Wenn ein Angebot eines Messebauers diese (nicht bei ihm entstehenden Kosten) trotzdem listet, dann in der Regel unvollstaendig und unverbindlich. Darum glauben Sie unter keinen Umstaenden dass wenn Ihnen ein $ 30,000 und ein $ 15,000 Angebot vorliegen, dass das $ 15,000 Angebot die bessere Alternative ist. Was Sie vergleichen müssen sind die beim Messebauer anfallenden Kosten. Die Kosten beim Generalunternehmer sind für alle Kunden, Messebauer und Aussteller gleich. Bei der Beauftragung des Messebauers mit kompletter Durchfuehrung aller Bestellungen und Abrechnung von Fremdkosten fallen selbstverstaendlich bei ihm Kosten an, die noch auf die Fremdkosten aufgeschlagen werden muessen. Aus diesem Grund ist es für Sie immer am besten, mit einem neutralen Consulter wie Coral Enterprises zusammenzuarbeiten. Wir wissen wann es für Sie am günstigsten ist, entweder mit einem Messebauer, oder mit dem Generalunternehmer direkt zusammenzuarbeiten, oder gar Ihren Stand aus Europa zu importieren. In den meisten Faellen machen wir bereits eine Ausschreibung Ihrer Anfrage unter verschiedenen für das jeweilige Projekt geeigneten Messebauern, mit dem Ziel Ihnen das günstigste und passenste Angebot zu übermitteln.

Standgroesse Standproduktion und Miete Showservices Komplett
10 x 10 ft. $ 5,000.00 $ 8,000.00 $ 13,000.00
10 x 20 ft. $ 9,000.00 $ 9,000.00 $ 18,000.00
10 x 30 ft. $ 14,000.00 $ 17,000.00 $ 31,000.00
20 x 20 ft. $ 16,000.00 $ 16,000.00 $ 32,000.00
20 x 30 ft. $ 15,000.00 $ 19,000.00 $ 34,000.00
20 x 40 ft. $ 37,000.00 $ 39,000.00 $ 76,000.00
20 x 50 ft. $ 30,000.00 $ 25,000.00 $ 55,000.00
30 x 30 ft. $ 29,000.00 $ 20,000.00 $ 49,000.00
30 x 40 ft. $ 30,000.00 $ 22,000.00 $ 52,000.00
30 x 50 ft. $ 40,000.00 $ 26,000.00 $ 66,000.00
40 x 40 ft. $ 62,000.00 $ 30,000.00 $92,000.00

Diese Auswertung beruht auf individuellen Kunden-Staenden in den letzten 5 Jahren und kann nur ein grober Orientierungs- Leitfaden sein. (Beinhaltet nicht die Standflaechenmiete).

Zurueck nach oben

Elektroanschlüsse 110 V versus 220 V

Es ist allgemein bekannt dass die Stromspannung in den USA 110 Volt betraegt. Es gibt hier durchaus auch 220 Volt (die allerdings oertlich zwischen 200 und 240 Volt liegen koennen). 220 Volt wird hier als Starkstrom gehandelt und wird z.B. in jedem amerikanischen Haushalt für den Betrieb des Waeschetrockners benoetigt. Auf Messen hat waehrend der Veranstaltung der fuer die Dauer der Veranstaltung eingesetzte Hallenelektriker (ein freier Unternehmer, der durch Ausschreibung in diesen temporaeren job gekommen ist) das alleinige Sagen, wenn es um Stromanschluesse jeglicher Art geht. Der Elektriker ist wiederum davon abhaengig was oertlich für gewerkschaftliche Regelungen gelten, hinsichtlich der Erlaubnis ob der Aussteller, bzw. seine Standbau-Crew die Lampenfassungen anbringen darf oder nicht und den lokalen Feuer-Polizeilichen Bestimmungen. Was der Elektriker fuer seine Services berechnet liegt in seinem Ermessen, in Abhaengigkeit von den oertlichen Gegebenheiten und Vorschriften. Alle „Sonderservices”, da gehoert z.B. oft die Lieferung von 220 Volt oder gar hoeheren Spannungen dazu, werden oft mit Phantasie-Preisen berechnet. So wurde der Strombedarf (Anschluss und Verbrauch) fuer einen 36 qm Stand auf einer Kommunikationsmesse in Las Vegas bei 110 Volt mit $ 1,500, und bei 220 Volt mit $ 6,500 veranschlagt! Wir empfehlen unseren deutschen Kunden wenn immer moeglich, entspr. Trafos und Adapter fuer ihre Geraete von Deutschland mitzubringen, um mit den 110 Volt auszukommen. Fuer einen Schuko-US-Adapter bezahlen Sie gut und gerne $ 60.00. Fuer stromfuehrende Leitungen gibt es fast auf jeder Messe Vorschriften bezgl. Querschnitt und Steckverbindern. Leitungen muessen immer von diesen „temporaeren Hallenelektrikern” gelegt werden. Schuko-Kabel und Stecker sind oft nicht zugelassen. Die Verteilerkaesten werden nie von den Messebaufirmen gestellt, sie muessen vom Hallenelektriker abgenommen werden. Oft werden diese individuell fuer den Bedarf des Ausstellers ausgeruestet und entspr. nicht immer den Erwartungen deutscher Techniker. Aber sie erfuellen die amerikanischen Vorschriften. Wenn Aussteller komplizierte Verkabelungen und Spannungen benoetigen ist es kein Problem, einen Fachmann des Ausstellers mit dem Hallenelektriker zusamenarbeiten zu lassen. Auf jeden Fall ist es erforderlich vorab einen detaillierten Plan ueber den amerikanischen Messebauer an den Hallenelektriker zu senden, damit er sich kapazitaetsmaessig darauf einstellen kann. Vor Ort bestellt sind komplizierte „Sonderwuensche” aus mangelnder Zeit oft nicht erfuellbar. Und auch hier gibt es wieder Bestell-Deadlines, die einzuhalten sind, um drastische Teuerungen zu vermeiden.

Zurueck nach oben

Kostenstelle Aufbauzeiten

Wie schon an anderer Stelle erwaehnt, sind die Veranstalter von Messen in den USA im Gegensatz zu Europa in der Regel nicht Messegesellschaften im Besitz der Messe-Hallen. Darum interessiert es einen Messehallenvermieter in den USA auch herzlich wenig, wieviel Zeit Sie als Aussteller fuer das Auf- und Abbauen Ihres Standes benoetigen. Diese Zeiten werden einmal zwischen dem Veranstalter und dem Hallenvermieter festgelegt und dann gibt es keine Ausnahmen. Um Hallenmieten und Kosten fuer den Generalunternehmer „niedrig” zu halten werden diese Zeiten so kurz wie moeglich gehalten.

Der Aufbau beginnt zuerst mit dem Erstellen der Infrastruktur und dem Markieren der Standflaechen durch den Generalunternehmer. Dann erfolgt die Phase „Move-in”. Das bedeutet die Ausstellungsgueter der Aussteller werden an die Staende gebracht. Diese Zeiten sind aus Sicherheitsgruenden ausschliesslich dem Generalunternehmer vorbehalten. Oft verwechseln unerfahrene Aussteller das und reisen ggf. zu frueh an und verkalkulieren sich dabei erheblich mit ihrer Aufbauzeit. Die Konsequenz ist, teure Ueberstunden beim Aufbau.

Es gibt verschiedene Abstufungen in der Berechnung der Arbeitszeit:

Straight-time – das ist die normale Arbeitszeit, in der Regel zwischen 8.00 AM und 4.00 PM.

Over-time – das sind die Ueberstunden nach 4.00 PM, bis zu einer (oertlich festgelegten) Zeit am spaeten Abend, danach kommt die

Double-time – das sind die Nachtstunden und zuletzt die

Weekend-time – das ist die Zeit zwischen Freitag 4 PM und Montag 8 AM.

Messebauer geben in ihren Angeboten und Vertraegen meistens nur die geschaetzte Straight-time an, als Budget-Groesse. Die tatsaechlich benoetigte Zeit wird im Anschluss nach den tatsaechlich angefallenen Stunden abgerechnet. Wenn der Aussteller Zeit benoetigt um eigene Installationen im Stand vorzunehmen, ist eine vorherige Abstimmung unumgaenglich, um den erforderlichen Aufbaubeginn von vornherein richtig zu planen.

Beispiel: Wir haben kuerzlich auf einer Messeveranstaltung eine Aufbauzeit beginnend um 10.00 AM am Tage vor Messebeginn, bis zur Schliessung der Halle am selben Abend vorgefunden. Der Kunde wollte ein Podest mit Parkett unter seinem Mischbau-Stand von 80 qm haben. Wir haben den Stand um 3 Uhr frueh fertiggestellt. So sind wir mit einer 6-koepfigen Crew als einziger Aussteller zuerst in die Over-time, und dann in die Double-time gegangen, mit der Ausnahmegenehmigung fuer verlaengerte Hallen-Oeffnung. Einzige Abhilfe zur Vermeidung hoher Kosten und Risiken waere gewesen sich aufgrund der kurzen Zeit rechtzeitig gegen ein Podest zu entscheiden.

Noch eine Anmerkung zu den „Monteuren”. Oft werden die amerikansichen Arbeiter aus den Auf- und Abbauteams zu unrecht von auslaendischen Ausstellern als faul und langsam eingestuft. Es gibt alle 2 Stunden gewerkschaftlich kontrolliert einzuhaltende Pausen. Arbeiter die diese Zeiten nicht einhalten werden aus der Halle verwiesen. Es ist dem Aussteller in der Regel nicht gestattet, in dieser Zeit die Arbeit der pausierenden Crew fortzusetzen. Wenn ein Aussteller in Zeitnot geraet, kann er von der Gewerkschaft eine Ausnahme genehmigt bekommen, die entsprechend berechnet wird. Voraussetzung ist natuerlich dass die Crew zustimmt.

Zurueck nach oben

Anfrage und Angebot

Es ist keine Neuigkeit dass die Qualitaet des Angebotes und Vertrages in hohem Masse von der Ausfuehrlichkeit und Verbindlichkeit der Anfrage abhaengt. Dieses gilt, wie koennte es auch anders sein, in besonderem Masse fuer Ihre Messebeteiligung Uebersee, genauer gesagt in den USA. Denn, wie schon an frueherer Stelle erwaehnt

(und in unserer Website www.Messebau-USA.de behandelt), koennen Fehler, die bei der Planung und Produktion gemacht wurden, auf der Messe nur in ganz seltenen Ausnahmen wieder gut gemacht werden. Wenn ueberhaupt, dann nur unter hohem Kostenaufwand. Zum besseren Verstaendnis dieser Behauptung sei hier noch einmal die Trennung gewisser Aufgabenbereiche in den USA beschrieben. Diese Beschreibung ist aus Gruenden ihrer Komplexitaet hier nur pauschal gehalten. Details erfahren Sie von Coral Enterprises, Inc. in individueller Beratung. Der Messebau, dessen vollstaendige Lieferung (Standherstellung, Vermietung und Auf- und Abbau) Sie in Europa aus einer Hand gewohnt sind, ist in den USA in 2 Bereiche aufgeteilt: Showservices und Herstellung/Vermietung.1. Showservices. Die Showservices werden von dem fuer die individuelle Veranstaltung beauftragten Generalunternehmer erbracht. Dieses ist nicht, wie in Deutschland, die „Messegesellschaft” als Betreiber der Halle, dieses ist ein Unternehmen das sich auf die Einrichtung der Infrastruktur fuer Messeveranstaltungen spezialisiert hat. Dieses Unternehmen stellt alle Materialien, Geraete und Arbeiter zur Verfuegung, die fuer die Durchfuehrung der Veranstaltung benoetigt werden. Fuer diese Services werden vor Beginn  der Veranstaltung „Bestellkataloge” (Service-Manuals) nur an angemeldete Aussteller abgegeben. Diese beinhalten alle Bestellformulare, die fuer die jeweiligen Services benoetigt werden. Die Formulare muessen zu bestimmten Terminen eingereicht werden, sonst werden die Services teurer. In manchen Faellen gehoeren die Elektriker zur Ausstellungshalle und haben ihre eigenen Bestellformulare. Die vom Generalunternehmer eingesetzten Arbeiter unterliegen der Kontrolle der lokalen Gewerkschaften, die Arbeitszeit- und Kosten-regelungen bestimmen. Der Veranstaltungsspediteur arbeitet Hand in Hand mit dem Generalunternehmer.

Der Generalunternehmer stellt also die Arbeiter fuer den Auf- und Abbau Ihres Standes zur Verfuegung, sowie den Strom-, Wasser-, Druckluft- und sonstigen individuellen Bedarf. Er ist genauso fuer alle Frachtbewegungen in der Halle, wie fuer Abhaengungen von der Decke anzusprechen.

2. Standherstellung/Vermietung. Der amerikanische Messebauer ist in der Regel auf individuellen Standbau spezialisiert. (Warum, siehe Website www.Messebau-USA.de). Eine Anzahl von Messebauern verfuegt ebenso ueber Mietmaterialien, Octanorm, oder aehnliche Systeme. Da das Hauptinteresse des US-Messebauers bedarfsgemaess im Bereich des individuellen Stand-Baues liegt, sind Miet-Moebel und Miet-Beleuchtungen nur sparsam vorhanden. Ausgefallene Designs muessen entweder sehr teuer eingekauft werden, oder noch teurer von nur wenigen Anbietern (mit beschraenkter Palette) angemietet werden. Da der Messebauer seine Staende nicht mit eigenen Leuten aufbauen darf, hat er auch keine solche Crew im eigenen Unternehmen. Er schickt in der Regel einen Supervisor und mietet die Arbeiter vor Ort vom Generalunternehmer. Wenige grosse Messebau-Unternehmen haben Tochtergesellschaften, die sich USA-weit mit dem Auf- und Abbau beschaeftigen. Aber Vorsicht: oft ist es nur ein lokal ansaessiger Supervisor, der dieselben Arbeiter des Generalunternehmers rekrutiert und mit seinem eigenen T-shirt kleidet! Es gibt unabhaengige I&D- Unternehmen (Installation and Dismantling, [Auf- und Abbau]), die USA-weit ihre Niederlassungen haben und Beitraege in die lokalen Gewerkschaftskassen bezahlen und dann als „Outside-Contractor” auf der jeweiligen Messe arbeiten duerfen. Bedingung ist jedoch immer, dass sie nicht billiger sind als der Generalunternehmer. In der Tat sind sie oft geringfuegig teurer. Das macht sich aber bezahlt, da in der Regel die Arbeiter der I&D-Firmen erfahrener im Umgang mit Ausstellungsmaterialien und Mietsystemen sind, und deshalb schneller arbeiten koennen. Frachten duerfen nur bis zur Rampe geliefert werden und der Generalunternehmer berechnet ab dort die sogenannte „Drayage”. Elektro-Installationen werden an machen Orten nur durch Hallen-Vertrags-Elektriker ausgefuehrt, und an anderen koennen teilweise Eigenleistungen erbracht werden. Immer werden die Schaltkaesten und Hauptleitungen ausser- und innerhalb der Staende vom General-Unternehmer, bzw. dem Hallenelektriker gestellt und installiert. Der Messebauer muss bis zu einer bestimmten Deadline detaillierte Verlegeplaene und Anforderungsprofile einreichen. Wird das versaeumt, ist die Konsequenz dass kostbare Aufbauzeit verloren geht und dass die Preise steigen.

Aus diesen Informationen ersehen Sie, dass der Messebauer weder Fachpersonal, noch Materialien oder Geraete vor Ort auf der Messe zur Verfuegung hat, um Aenderungen an den vorgefertigten Staenden vornehmen zu koennen.

Soweit an dieser Stelle ueber die Trennung der Leistungsbereiche.

Nun weiter mit den Informationen, die wir von Ihnen benoetigen:

Name der Messe, Veranstalter, Veranstaltungsort und Termin. Aufgrund der Vielzahl und Aehnlichkeiten der Messen in diesem Kontinent, ist die praezise Uebermittlung dieser Informationen wichtig und spart uns sehr viel Zeit an Recherche. Manche Staedte haben mehrere Conference-Center. Zum Beispiel die Angabe „Holiday Inn Washington” genuegt nicht, da es dort 7 Holiday Inns gibt, die alle ueber Conference-Facilities verfuegen. Und die Kontakt-Adresse des Veranstalters ist wichtig fuer uns.

Das Servicemanual des Generalunternehmers wird dem Aussteller nach seiner Anmeldung fuer seine Standflaeche zugeschickt. Manchmal ist es auch eine Internet-Adresse mit Zugangscode. Wenn wir Ihnen ein komplettes Angebot unterbreiten sollen, benoetigen wir dieses Buch, oder die Internet-Informationen.

Die exakte Standgroesse in Fuss, nicht die umgerechnete metrische Groesse.

Informationen ueber die Lage des Standes, am besten einen Hallen-Auszugs-Plan.

Ihre detaillierten Informationen ueber das, was Sie an Infrastruktur und Ausstattung, sowie Qualitaet im Stand haben wollen.

Detaillierte Informationen ueber elektrische Anschluesse, deren Lage, sowie Spannungen und Verbraueche. Dito fuer Wasser, Druckluft, o.ae. Bedenken Sie dass Wasser- und Abwasser-Anschluesse auf Messestaenden in den USA (da nicht allgemein ueblich) besonders teuer und zeitaufwendig sind.

Podest, Parkett oder Teppich.  Sie sollten sich die Entscheidung fuer Podest oder Teppich dreimal ueberlegen. Drei gute Gruende gegen Podest oder Parkett:
1. Fuer amerikanische Aufbauzeiten zu aufwendig.

2. Im amerikanischen Messebau sehr teuer.

3. Amerikanische Besucher (und Standbesatzungen) fuehlen sich wohler auf weichem Teppich.

Bewirtung. Bedenken Sie dass in den USA an vielen Orten die Bewirtung im Stand limitiert ist, oder ausschliesslich dem Hallencaterer erlaubt ist. An vielen Orten ist sowieso Alkohol-Verbot und Rauchverbot . Und: Amerikanische Besucher lehnen es in der Regel ab, in der Oeffentlichkeit (auch im Hinterzimmer auf der Messe) Alkohol zu trinken.

AV. AV-Equipment ist grundsaetzlich ueberall zu mieten. Jedoch oft sind identische Geraete mit dem was Sie gewohnt sind nicht immer verfuegbar. Darum ist die Spezifikation dessen, was Sie damit erzielen wollen ebenso wichtig, wie die Benennung der gewuenschten Geraete.

Ihr Budget. Dieses ist eine der wichtigsten Informationen ueberhaupt. Viele deutsche Aussteller glauben dass, wenn sie uns ihr Budget verraten, wuerden wir mit Sicherheit auch jeden letzten Cent davon ausgeben. Fuer uns ist diese Information wichtig, um den Kunden optimal beraten zu koennen. Gerade weil die Preise in den USA fuer Messeleistungen soviel hoeher liegen als in Deutschland, bestehen oft grosse Differenzen zwischen der Erwartung des Kunden und der tatsaechlichen Kaufkraft seiner Euros in den USA. Die Offenlegung des verfuegbaren Budgets hilft von vornherein entspr. Weichen zu stellen, dass der Aussteller optimale Leistung und Qualitaet fuer seinen geldlichen Einsatz bekommt. Fast jeder Kunde verlangt in seiner Anfrage die volle Palette dessen, was im modernen Standbau moeglich ist. Die oft selbst fuer deutsche Messen zu geringen Budgets erlauben eine Umsetzung dieser Vorstellung meist bei weitem nicht. Wenn wir wissen was der Aussteller haben moechte und was er bezahlen kann, sparen wir allen Beteiligten Zeit und Geld und koennen eine optimale Kunden-Service-Qualitaet erbringen.

Und jetzt noch einige wichtige Anmerkungen:

Kreditkarteninformation und Vorauszahlungen. Es ist sicher schon lange kein Geheimnis mehr, dass die USA das „Land” der Kreditkarten sind. Das gilt nicht nur fuer Einkauefe im Supermarkt, sondern auch fuer die Bestellung von Messe-Staenden und -Services. Wenn ein amerikanischer Messebauer fuer seinen Kunden Bestellformulare an den Generalunternehmer schickt, muessen diese von der erforderlichen Bezahlung begleitet sein. Bezahlt er mit Scheck (was selten vorkommt), ist der gesamte Betrag faellig. Bezahlt er mit Kreditkarte, wird vom Veranstalter eine Reservierung der zu erwartenden Betraege beim Kreditkarteninstitut vorgenommen, und der erforderliche Betrag zu gegebener Zeit abgebucht. Auf das „wann” und „wieviel” hat der Messebauer wenig Einfluss. Es wird in der Regel alles von der Karte abgebucht, was waehrend der Messe im Zusammenhang mit dem Stand des Kunden an Services angefallen ist. Dazu muss der Messebauer dem Generalunternehmer eine Vollmacht unterzeichnen. Auch die Fracht des Kunden, Broschueren, Giveaways, Maschinen etc., was manchmal in den 5-stelligen Dollarbereich gehen kann. Aus diesem Grund geben die Messebauer ihre eigene Kreditkarte nicht so gern pauschal aus der Hand. Mit unserem Vertrag fragen wir Sie nach Ihrer Kreditkarte, damit wir diese an den Veranstalter weitergeben koennen. Wir bei Coral Enterprises sind uns dessen bewusst (bzw. viele US-Messebauer nicht), dass Sie in Deutschland nicht zwangslauefig ueber Firmenkreditkarten verfuegen und dass Ihre Belastungsgrenzen oft niedriger sind, als fuer eine US-Messe erforderlich. In diesem Fall bitten wir Sie um Vorauszahlung per Ueberweisung des zu erwartenden Betrages, den wir als Messebauer fuer Sie auszulegen haben. Sicherlich verstehen Sie, dass amerikanische Messebauer sowie deutsche, in erster Linie Messebau-Unternehmen sind, und keine Kredit-Institute. Darum erbitten wir Ihre Vorauszahlung von 50% bei Auftragserteilung, 25% vor Versand des Messestandes zum Veranstaltungsort und 25 % vor Beginn der Messe. Sie finden in den USA zumeist Regelungen wie 50/50 (Auftragserteilung und Versand), oder auch oft 100% bei Auftragserteilung. Eine Einbehaltung eines Prozentsatzes bis nach der Messe verbietet sich aus Gruenden der enormen Entfernung zwischen unseren beiden Kontinenten und der unterschiedlichen Rechtssysteme.

Alles braucht seine Zeit, auch die Erstellung eines Angebotes. Wie bereits beschrieben, liegt nur ein Teil der Leistungen in den Haenden des Messebauers. Alles andere muss er sich vom Subunternehmer-Markt, oder von USA-weit verstreuten Bueros der General-Unternehmer und Veranstalter „zusammen-erbitten”. Nicht jeder angefragte Lieferant laesst alles stehen und bedient die zuletzt eingegangene Anfrage zuerst. Darum warne ich an dieser Stelle ausdruecklich vor der Verlaesslichkeit von ueber Nacht eingeholten Angeboten. Sie koennen in der Regel nur geraten sein! Die Umkehrzeit fuer eine Anfrage haengt von der Komplexitaet des Projektes ab und dauert minimum 14 Tage. Wenn Sie uns 2-3 Tage Zeit geben, sind wir in der Lage Ihnen einen groben Termin fuer Ihr Angebot zu nennen. Nicht selten kommt es vor, dass wir unter Nichtberuecksichtigung der Zeitverschiebungen in weniger als einem Tag ein Angebot erstellen sollen. Standflaechen werden bereits Monate vor der Veranstaltung zugeteilt. Da sollte genuegend Zeit verbleiben, um der Angebots- und Entscheidungsphase den entsprechenden Stellenwert einzuraeumen.

Ungefaehr die Haelfte Ihres Vertrages ist kein Festpreis! Der Vertrag des Messebauers sieht 2 Blocks vor: den Messebau (Herstellung des Standes oder Vermietung von Systemen), und die Showservices (Auf- und Abbau, Elektrik und andere Services, Abhaengungen, Frachtbewegungen, Standreinigung, Telefon, Datenleitungen, Computer und AV-Rental, etc.). Sehr wohl weiss der Messebauer was bei ihm selbst fuer Kosten entstehen und ist in der Lage Ihnen einen Festpreis darauf einzuraeumen. Alle „Vor-Ort-Showservices” jedoch, sind basierend auf den zum Zeitpunkt der Vertragserstellung bekannten Groessen nur Schaetzungen. Es kann mehr oder weniger sein. Weniger selten, da ein Messebauer in der Angebotsphase nicht unbedingt von Hoechstpreisen ausgeht, im Wettbewerb verstaendlich, oder? Diese Kosten werden als „budgetary figures only” im Vertrag genannt, und nach der Veranstaltung abgerechnet. Da der Messebauer einen Arbeits- und damit Kostenaufwand hat die Korrespondenz mit den Dienstleistern zu fuehren, werden diese Showservice-Kosten mit einem individuellen kalkulatorischen Prozentsatz beaufschlagt, bevor sie an den Kunden weiterberechnet werden.

Geschaeftsbedingungen. Wie in Deutschland, haben auch in den USA alle Vertraege ihr „Kleingedrucktes”. Der einzige Unterschied ist, dass diese (um rechtlichen Konsequenzen standzuhalten) in einem amerikanischen Vertrag auch in engl. Sprache abgefasst sind. Wir sehen als haeufigste Ursache fuer Misstimmungen zwischen Kunde und Auftragnehmer, dass die Vertraege vor Unterschrift nicht ausreichend studiert und verstanden werden. Fragen Sie Coral Enterprises nach einer Uebersetzung, bevor Sie Ihre verbindliche Unterschrift geben. Bedenken Sie dass diese Bedingungen selten verhandelbar sind, aber Sie sollten sie zumindest kennen.

Bedenken Sie wie immer, dass diese Anmerkungen nicht pauschale Gueltigkeit haben koennen, da die Vereinigten Staaten von Amerika ein Kontinent sind, mit vielen individuellen Staaten und ihren individuellen Regelungen und Gesetzen.

Zurück nach oben

Bauvorschriften für Reihenstaende

(Linear Booth or In-Line-Booth)
In früheren Veroeffentlichungen bin ich bereits auf die Historie der amerikanischen Trade-Shows and Exhibitions eingegangen. Dass das Grundkonzept einer solchen Veranstaltung auf der Abtrennung von 10 x 10 Fuss-Standflaechen mit „Pipes and Drapes” beruht wissen sie bereits. Nun, was Sie nicht unbedingt wissen ist, dass Sie auf den 10 x 10 Fuss nicht unbedingt machen koennen was Sie wollen. Wenn Sie nicht über ein Regenschirm-Display (Instant-Set-up-Display) verfügen, und einen konventionellen oder modularen System-Stand einbringen wollen, koennen Sie die Pipes and Drapes (Metall-Rohr-Konstruktion mit bunten Vorhaengen) abbauen lassen. (Die Betonung beruht auf LASSEN). Oh ja, der erfahrene Messebauer sagt, „ich habe das immer selbst getan. Ja, das wird so sein, aber beim naechsten Mal kann es schon sein dass jemand etwas dagegen hat.

Erstes Hindernis:
Fuer Reihenstaende gibt es eine max. Bauhoehenbegrenzung von 8 Fuss. Das sind 2,4384 Meter. Nun kommen Sie mit einem Octanorm-Stand, der eine Hoehe von 2.5 Meter hat. Auch hier gibt es so manchen Aussteller oder Messebauer der sagt, „damit habe ich nie Probleme gehabt. Richtig, aber schon Morgen koennte es die geben. Das richtige Verfahren ist, eine „Variance” (Veraenderungsgenehmigung) beim Generalunternehmer der Veranstaltung, bzw. dem Veranstalter vorab zu beantragen. Die werden Sie für dieses Mass zweifellos bekommen. Das vermeidet unnoetige Diskussionen in der Messehalle, die Sie Zeit und Nerven, und natuerlich Geld kosten, weil Ihre Arbeiter waehrend Ihrer Diskussion mit Supervisors durchbezahlt werden.
Zweites Hindernis: Versichern Sie sich, dass keine besonderen Feuer-Vorschriften fuer die jeweilige Messehalle, oder den Gang an dem Ihr Stand liegt bestehen, die besagen dass Sie auf dem vorderen halben Meter des Standes nicht bauen dürfen, (auch das gibt es), damit Feuerwehrfahrzeuge ungehindert durch den Gang fahren koennen.
Drittes Hindernis: Wenn Sie sich die Pipes and Drapes anschauen faellt Ihnen auf, dass die Rueckwand 8 Fuss hoch ist, und die seitlichen Abtrennungen nur 4 Fuss. Das ist nicht so um Geld bei den Drapes zu sparen, sondern um einen freien Seiten-Blick in die einzelnen Kojen zu ermoeglichen. Wenn Sie also mit einem individuellen, oder Modular-System-Stand kommen, müssen Sie diese Vorschriften entsprechend beruecksichtigen. Die Regel ist wie folgt: In der hinteren Haelfte des Standes, also bis auf 5 Fuss vorwaerts von der Rueckwand, dürfen Sie die Bauhoehe von 8 Fuss voll ausnutzen. In der vorderen Haelfte (die verbleibenden 5 von 10 Fuss), dürfen Sie nur auf eine max. Hoehe von 4 Fuss (1,219 meter) bauen. Wenn Sie eine Blende, oder gar eine Decke in den Stand einziehen wollen, darf diese nicht ausserhalb der 5 Fuss von der Rückwand nach vorn platziert werden. Sie koennen auch gerne eine abgeschlossene Kabine in den hinteren Bereich setzen. Ein Counter im vorderen Bereich des Standes darf ebenso die Hoehe von 4 Fuss nicht ueberschreiten. Wenn Sie eine hoehere Vitrine oder ein hoeheres Exponat fuer den vorderen Bereich zur Darstellung Ihrer Produkte einsetzen wollen, empfehle ich Ihnen mit detaillierten und verstaendlichen Vorlagen und Begründungen vorab beim Veranstalter um Genehmigung zu ersuchen.

 

 





Im Zweifel gilt immer: schicken Sie Ihre Skizze mit einer Erklaerung was Sie vorhaben und warum es so sein muss, rechtzeitig an den Veranstalter und bitten Sie um Bestaetigung oder Sondergenehmigung. (Oder schalten Sie z.B. Coral Enterprises ein). Sonst hilft Ihnen am Vorabend der Veranstaltung nur noch eine gute Saege.

Beispiel:



 Zurück nach oben


Drayage

Drayage, ein oft “gefürchteter”, weil meist unbekannter Begriff, der für Ihre Messebeteiligung in den USA von besonderer Bedeutung ist. Kann die Drayage doch u. U. den groessten Teil Ihres Messebudgets ausmachen. Für diejenigen unter Ihnen die mit diesem Ausdruck bisher nicht vertraut sind, es handelt sich dabei um die Fracht-Abfertigung im Messegelaende. In Kürze gesagt: “Be- Entladung Ihrer Fracht, Verbringung an Ihren Stand und Zwischenlagerung Ihres Leergutes”. Als Aussteller auf einer US-Messe senden Sie Ihr Material an eine Adresse, die Ihnen vom Veranstalter der Messe gegeben wurde. Das ist in der Regel die Anschrift des „Marshalling-Yards” des für die Messe ernannten General-Kontraktors. Das kann auf dem Gelaende der Ausstellungshalle sein, muss aber nicht. Die aeussere Kennzeichnung ist detailliert vorgeschrieben, dazu sendet Ihnen der Veranstalter mit der Fracht-Adresse die erforderlichen Aufkleber. Sie sind natürlich frei in der Wahl Ihres Spediteurs, koennen aber Gebrauch vom Angebot des für die Messe ausgewaehlten Spediteurs machen. Soweit ist das nicht anders als bei Ihnen. Mit der Ausnahme dass, wenn Ihr Messegut bei Messe-Ende nicht rechtzeitig abgeholt wurde, gelangt es automatisch in die Haende des betr. Spediteurs und wird zu dessen Bedingungen und Raten befoerdert.
Nach Eintreffen wird Ihre Fracht zwischengelagert und termingerecht nach dem Exhibitor-Move-in-Schedule (der kann bei groesseren Veranstaltungen auf mehrere Tage verteilt sein), an Ihren Stand verbracht. Sollten Sie besondere Gründe haben, warum Ihr Ausstellungsgut schon vor „Ihrem” Move-In-Termin an Ihrem Stand sein muss, koennen Sie mit entspr. Begründung u.U. eine Ausnahmegenehmigung erhalten. In diesem Zusammenhang ist es wichtig zu wissen, dass nicht alle Tage, die in den Vorabinformationen als generelle Aufbautage ausgewiesen sind, auch Ihnen zur Verfügung stehen. Das müssen Sie durch individuelle Anfrage in Erfahrung bringen.
Nachdem Sie Ihre Kisten ausgepackt haben, müssen diese mit sogenannten „Empty-Stickers” versehen werden. Diese bekommen Sie am Exhibitor-Service-Desk. Sobald Ihre Kisten diese Aufkleber tragen, werden sie automatisch abgeholt.
Nach dem Veranstaltungsende werden Die Kisten wieder an Ihren Stand gebracht. Nachdem Sie diese gepackt haben, müssen Sie Ihre Frachtaufkleber darauf kleben, und Ihre Frachtpapiere (die Sie vorher von Ihrer Spedition erhalten haben), am „Freight-Desk” im Exhibitor-Service-Center abgeben. Danach koennen Sie unbesorgt den Stand verlassen, die Kisten werden automatisch zur Rampe befoerdert und Ihrer Spedition übergeben.
Wenn Sie waehrend der Veranstaltung Zugriff auf Ihre eingelagerten Kisten benoetigen, lassen Sie sich vom Freight-Desk Access-Storage-Aufkleber geben. Access-Storage kostet zwar einiges, ist aber unter Umstaenden preiswerter als die Erweiterung Ihres Standes um Lagerraum.
Drayage muss angemeldet werden. Mit den üblichen Bestellformularen fuer Services erhalten Sie auch die Freight-Handling-Formulare. Hier müssen Sie die Art und Anzahl der Verpackung (Crates=Kisten oder Skids=Paletten) angeben (die Verpackung in Kisten ist immer zu bevorzugen, da das Handling von Kisten billiger ist), sowie die Gewichte der Teile. (Vermeiden Sie die Anlieferung Ihrer Fracht in der Nacht, das kostet doppelt soviel). Das Gewicht ist in Pounds (lbs) anzugeben. Das Formular traegt einen Berechnungswert per „hundred-weight”. Das bedeutet, Sie dividieren Ihr ermitteltes Gesamtgewicht durch 100 und multiplizieren es mit diesem Wert. Das Ergebnis ist Ihre Drayage-Rate. Diese ist durch Hinzufügen Ihrer Kreditkarteninformation mit der Anmeldung zu 100% voraus zu bezahlen. (Beachten Sie bitte die Termine, je spaeter Sie bestellen, um so teurer wird es). Ihre Berechnung dient nur zur groben Orientierung. Das tatsaechliche Gewicht wird vor Ort durch Wiegen ermittelt, und dieses Ergebnis wird der Kreditkartenbelastung zugrunde gelegt. Es erübrigt sich fuer die Bewegung der Fracht Ladegeraete zu bestellen, da diese (Gabelstapler) in den Kosten enthalten sind. (Das betrifft nicht evtl. Gabelstapler-Bedarf beim Errichten Ihres Standes). Alle Fracht die nicht „Gabelstaplerfaehig” ist, wird beim Handling mit Erschwernisszuschlaegen belastet.
Noch ein „gut gemeinter” Rat: Ihre Anwesenheit auf der Rampe beschleunigt die Abfertigung nicht. Auch wohlgemeinte Trinkgelder helfen da nicht. Die Docks unterliegen der Kontrolle der Teamster-Gewerkschaften und jegliches „Einmischen des Ausstellers hat genau das Gegenteil des gewünschten Effektes zur Folge. Wenn Ihre Anwesenheit bei der Entladung unverzichtbar ist, versichern Sie sich dass Sie mit Genehmigung und in Begleitung eines Mitarbeiters des General-Kontraktors der Veranstaltung dort auftreten, und lassen Sie diesen für Sie sprechen.
Wie immer gilt auch hier: Ausnahmen bestaetigen die Regel. Zielgerechte und individuelle Projekt-Beratung erhalten Sie direkt von Coral Enterprises, Inc.