Messen in den USA – was ist anders?

Es muesste sich mittlerweile herumgesprochen haben, dass eine Messebeteiligung in den USA “besondere Aufmerksamkeit benoetigt”, im Vergleich zu Europa oder den meisten anderen Plaetzen in der Welt. Viele Erstaussteller haben dabei Erfahrungen gemacht, die von Erstaunen, ueber nicht geplante hohe Kosten, bis hin zur moeglichen Schliessung des Standes vor Messebeginn wegen wiederholter Verstoesse gegen die lokalen Regeln, reichen.

Das muss nicht so sein, denn bei entsprechender Vorbereitung und Auswahl der geeigneten Unternehmen kann man sehr angenehme Messe-Erfahrungen mit kontrollierten Kosten und grossem Erfolg machen.

Unter dem Strich gilt, wer mit offenem Mind und dem Willen zu akzeptieren dass die Uhren in den USA anders ticken ein Projekt in den Vereinigten Staaten angeht, ist am Ende erfolgreich und bleibt in seinem geplanten Budget-Rahmen.

Im folgenden wollen wir Ihnen aufzeigen was bei Messebeteiligungen als internationaler Aussteller oder auslaendischer Messebauer zu beachten ist.

Planung:

Bereits fruehzeitig bei Ihrer Budgetplanung sollten Sie sich ueber bestimmte Besonderheiten in der Messe-Scene in den USA im Klaren sein, um entsprechende Betraege zu reservieren.

Da die Mehrzahl der US-Messestaedte gewerkschaftliche Regeln hat die das Arbeiten in der Halle restriktieren und die Arbeiterstundensaetze diktieren, ist Ihr Stand-Design und die Bauweise darauf auszulegen, dass auf der Messe nur noch montiert, nicht gebaut werden muss. Auch die in den USA sehr kurzen Auf- und Abbauzeiten erfordern das.

Alle Messe-Plaetze in den USA erlauben dem Aussteller nicht seine Fracht selbst zu bewegen. Fuer den Service berechnet der General Service Contractor (GSC) Handlings-Gebuehren die nicht selten die Herstellungskosten des Standes uebersteigen. Um diese nach Gewicht berechneten Kosten niedrig zu halten, sollten Ihre Transportkisten, ebenso wie Ihr Standbaumaterial so leicht wie moeglich gehalten werden.

Die Messe in den USA:

Um die Angebote die Sie von amerikanischen Unternehmen erhalten wirklich zu verstehen und richtig auszulegen, ist es wichtig zunaechst einen Einblick zu bekommen wie Messen in den USA ueberhaupt zustande kommen, und wie die Rollenverteilung unter den beteiligten Unternehmen ist.

Ein Berufsverband (Association) veranstaltet seine jaehrliche Konferenz und Messe. Zu diesem Zweck sucht er einen General Contractor aus, der die gesamte Infrastruktur in der angemieteten Messehalle zur Verfuegung stellt. Diese besteht aus allen erforderlichen Materialien fuer die Rahmengestaltung, die Einrichtung der Konferenz- und Ausstellungsraeume, den erforderlichen Gabelstaplern und Liften fuer Frachtbewegungen, Abhaengungen, u.v.a.m. Und nicht zu vergessen, die oertlichen Gewerkschaftsarbeiter, die exklusiv in der Halle die Arbeiten zu verrichten haben.

Gemeinsam legen Veranstalter und General Contractor die Preise fuer saemtliche Leistungen, von Drayage (Frachtbewegung), ueber Standreinigung, bis hin zum Stundenlohn fuer Arbeitsleistungen fest, unter Beruecksichtigung der lokalen Vorschriften und gewerkschaftlichen Auflagen.

Dem Aussteller wird dann, entweder in gedruckter, oder in elektronischer Form ein “Exhibitor Manual” zur Verfuegung gestellt, das sehr ausfuehrlich auf saemtliche Vorschriften und Besonderheiten fuer diese individuelle Messe eingeht. Alle Leistungen, die entweder Monopol sind (Fracht, Elektrik, Standreinigung, Catering, etc.), sowie weitere Service- Leistungen wie AV, Lead-Retrieval, Pflanzendekorationen, Moebelvermietung, u.a.m., sind in diesem Katalog mit sehr genauen Beschreibungen, Preisen und Berechnungsformeln aufgelistet.
Das Manual enthaelt alle Bestellformulare, und bietet oft auch die Moeglichkeit zur Online-Bestellung. Das Manual steht in der Regel ca. 3 Monate vor dem Veranstaltungstermin zur Verfuegung, und erst dann kann ein Messebauer konkrete Preisinformationen abgeben.

Der amerikanische Aussteller ist dieses Verfahren gewohnt, und weiss was er zu mieten hat und was fuer Kosten auf ihn zukommen. Um ggf. Aufschlaege seines Messebauers fuer die Bestellung dieser Services zwischen 20 und 50% zu vermeiden, bestellt und bezahlt er diese Services meist selbst.

Das amerikanische Messehaus, das mit der Konstruktion des Standes beauftragt ist, weiss um diese ueblichen Vorgehensweisen, und bezieht alle diese Ausgaben, die nicht direkt mit der Herstellung und Anlieferung des Messestandes zu tun haben, gar nicht erst in sein Angebot mit ein.

Der amerikanische Aussteller erwartet das auch nicht, und ist daher mit einem Angebot ueber die reinen Erstellungskosten des Messebauers korrekt bedient.

Ein weiterer Grund dafuer dass der Messebauer alle diese zusaetzlichen Kosten, die leicht noch einmal die gleiche Summe ausmachen koennen, die man bereits fuer den Stand an ihn bezahlt, nicht in sein Angebot aufnimmt ist folgender:
Wie bereits erwaehnt koennen diese, vom Veranstalter und dem General Contractor festgelegten, nicht verhandelbaren “Tarife”, Summen in schwindelnden Hoehen ausmachen. Besonders unter Beruecksichtigung, dass Leistungen wie Rigger (Abhaengungen), Elektriker, Standbau, nur nach Stunden-Aufwand bezahlt werden. Diese Stundensaetze koennen zum Teil an die $ 300 ausmachen.

Kein Messebauer moechte seinen Namen im Zusammenhang mit solch unkalkulierbaren Summen bringen, geschweige denn in die Situation kommen, diese rechtfertigen zu muessen, oder zu riskieren, dass der Kunde ihn auf den Kosten sitzen laesst, wenn ihm die Endabrechnung misfaellt.

Fazit:
Die Angebote der US Messebauer sind nicht die vollstaendige Wahrheit ueber die Kosten einer Messe.
Amerikanische Aussteller wissen das und erwarten es auch nicht. Anders so bei europaeischen Ausstellern. Diese wollen meist einen Festpreis, den sie selten bekommen, denn kein Messebauer kann die Verantwortung fuer die Kosten bei anderen Unternehmen uebernehmen, auf deren Leistungen er keinen Einfluss hat. (Das ist das Problem bei Monopolleistern, es fehlt der Konkurrenzdruck).

Um europaeischen Ausstellern entgegenzukommen, finden sie in den Angeboten der US-Messebauer, die bereits erfahren sind mit europaesichen Anfragen, oft zusaetzliche Rubriken wie “Show- oder Field- Services”, wo ihnen ein Budget fuer zus. Kosten die auf der Messe anfallen genannt wird.
Hier ist groesste Vorsicht geboten !
Erstens handelt es sich um ein “Budget” fuer Ihre Planung, nicht um einen tatsaechlichen Preis, und zweitens, selten sind diese genannten Budgets wirklich real. Um im Wettbewerb einen scheinbaren Vorteil zu haben werden diese Budgets meist unrealistisch niedrig gehalten.

Beispiel: Ein europaeischer Aussteller meldet sein gesendetes Standbau-Material mit einem voraussichtlichen Gewicht von ca. 3 Tonnen an. Was tatsaechlich angeliefert wird, sind 7 Tonnen. Bei einem Drayage Preis des General Contractors von ca $ 200 pro hundert Kilo, betraegt die Drayage nun $ 14,000, statt erwarteter $ 6,000. Das sind $ 8,000, mit denen der Aussteller nicht gerechnet hat. Das weil er den Informationen im Exhibitor-Manual keine Bedeutung beigemessen hat.

Das Exhibitor Manual ist das geeignete Instrument, um zu erwartende Kosten weitestgehend einzugrenzen. Es ist auf jeden Fall von genauso grosser Bedeutung, wie das Angebot, das der Aussteller vom Messebauer seiner Wahl bekommt. Der Idealfall ist, dass der anfragende Aussteller dem angefragten Messebauer dieses Manual zur Verfuegung stellt, und um Beruecksichtigung dieser Kosten in seinem Angebot bittet.

Messebau-Anfragen:

Viele Aussteller aus dem deutschsprachigen Raum suchen im Internet nach Messebau-Kontakten in den USA, und “streuen” dann eine Anfrage ueber die Adressen, derer sie fuendig geworden sind.

Nach Wochen frustrierenden Wartens, stellen sie dann fest, dass sie von 7 angefragten Unternehmen nur 2 Antworten bekommen haben.

Warum ist das so?
Messebau-Unternehmen in den USA sind nicht zwangslaeufug mit denen in Deutschland zu vergleichen. Es gibt hier 3 Kategorien, die selten ueber komplett ueberschneidende Service-Bereiche vefuegen.

Da sind die General Contractors, die vereinfacht ausgedrueckt die “grobe Arbeit” auf den Messen erledigen. Das heisst, die generelle Infrastruktur in der Messehalle erstellen, Flaechen aufmessen und Teppiche legen, Waende aufstellen, Fracht bewegen, Empfangs- und Registrierungsanlagen bauen und mehr. Feine und individuelle Messestaende und Kundenservice bekommen Sie dort selten.

Dann gibt es die unzaehligen Unternehmen, die sich nur mit “Pop-ups” und anderen aehnlichen “Schnell- und Billig-Loesungen” beschaeftigen.

Und dann gibt es die dritte grosse Gruppe von Custom Exhibit Hauesern. Wie schon oft erwaehnt, bevorzugen es die amerikanischen Aussteller, mit eigenen, “konventionell” gebauten Messestaenden eine Anzahl von Messen zu besuchen. Zu diesem Zweck werden Messestaende in grossen Modulen gebaut, verpackt und auf den Messen in kurzer Zeit zusammengebaut.

Das modulare System der Mietstaende, wo vereinfacht ausgedrueckt Materialien wiederholt aus dem Regal genommen und an Aussteller vermietet werden, ist nicht so populaer in den Staaten, wie es das in Deutschland ist. Aus diesem Grunde finden Sie kaum ein typisches Messebauunternehmen, das Ihnen Mietkonzepte auf der Basis der “Einmal-Miete” anbietet, wie Sie es von zuhause gewohnt sind.

Das in den USA typische Mietkonzept ist, dass ein Messestand, der fuer einen bestimmten Aussteller gebaut wurde, mit veraenderten Graphiken wie er ist an andere Aussteller vermietet wird.

Natuerlich gibt es hier Messebau Firmen die Octanorm und aehnliche Systeme auf Mietbasis anbieten. Aber eben nicht jeder. Und die Wahrscheinlichkeit dass Sie bei 7 “blinden” Anfragen nicht einen einzigen Anbieter dabei haben, der hat was Sie wuenschen, ist eben sehr gross.

Darum empfehlen wir, sich zuerst sachkundig zu machen, welche Anbieter in der Lage sind, Ihren Anforderungen zu entsprechen, bevor Sie Ihre kostbare Zeit durch unnoetiges Warten auf Angebote verbringen, die dann von anderen ueber Nacht wieder hereingeholt werden muss.

Fracht Logisik:

Anders als in Europa, wo man im guenstigsten Fall seinen LKW in der Halle neben seiner Standflaeche entladen kann, muss man in den USA den offiziellen Weg ueber den GSC gehen. Das bedeutet konkret: Die zu erwartende Fracht muss dem GSC mit einem dafuer bestimmten Formular aus dem Exhibitor Manual angemeldet werden. Fuer das “Freight-Handling”, auch “Drayage” genannt, nimmt der GSC eine Entlohnung die nach Kriterien wie normale Gabelstapler-Entladung, Special Handling, Zeitpunkt der Anlieferung etc. preislich gestaffelt ist. Dazu wird eine Preis-/Gewichtsformel pro hundert Pound angewendet.

Alle Fracht muss Gabelstapler-faehig verpackt sein. Achtung: die Breite der Gabeln ist unterschiedlich zu Europa. Europaeische Paletten werden meist zerbrochen weil der Gabelstapler nicht in die Zwischenraeume greifen kann.

Die Anlieferung erfolgt nach einem Terminplan der Move-in-Termin genannt wird, und jeder Aussteller bekommt seinen Termin vorab mitgeteilt. Nicht-Einhaltung des move-in oder move-out Termines kostet extra Gebuehren.

Der LKW oder die Spedition des Ausstellers muss sich zu diesem Termin in einem “Marshaling Yard” einfinden, das je nach oertlichen Verhaeltnissen bei der Messehalle oder an einem anderen geeigneten Platz in der jeweiligen Stadt sein kann. Wenn eine Rampe zum Entladen frei ist, wird der LKW abgerufen. Gabelstapler der Teamstergewerkschaft entladen im Auftrag des GSC, Aussteller duerfen sich nicht auf der Rampe aufhalten. Die Kisten werden von den Gabelstaplern an den Stand gebracht.

Das Leergut wird auf dem gleichen Weg aus der Halle gebracht und ist in den meisten Faellen waehrend der Messe nicht zugaenglich. Es gibt kostenpflichtiges “Access-Storage” fuer Kisten die waehrend der Messe abgerufen werden muessen.

In vielen Faellen ist es angeraten von dem Pre-Storage-Angebot des GSC Gebrauch zu machen, wobei man die Fracht bereits Wochen vorher in das Lager des GSC liefern kann. Die Gebuehren dafuer sind zwar hoeher, aber es zahlt sich oft in schnellerer Anlieferung an den Stand aus, und in weniger Kosten fuer Wartezeiten der LKW’s im Marshaling Yard.

Die beste Verpackung fuer Messegut sind Kisten. Jedoch ist auf die Material-Art zu achten, da jedes zusaetzliche Gewicht zu den Freight-Handling Kosten addiert.

Zum Ende der Messe gibt der GSC “Bill of Lading” Formulare aus, erst nachdem die Rechnung fuer seine bisherigen Leistungen vollstaendig bezahlt ist. Wenn dann alle Kisten am Stand gepackt sind, muessen die vom Aussteller ausgefuellten Formulare am Service Desk des GSC abgegeben werden. Erst daraufhin holt er die Fracht vom Stand ab und bringt sie zum move-out-Termin zur Rampe, um sie auf den vom Aussteller vorbestellten Truck zu laden.

Bestellung von “Show-Services”:

Dem Exhibitor Manual sind alle Formulare zu entnehmen, die fuer Bestellungen beim General Service Contractor oder einem anderen Vor-Ort-Service Provider benoetigt werden.

Dazu gehoeren als wichtigste Formulare das Payment Form, die Drayage Anmeldung, die Elektro-Bestellung, Bestellung fuer Abhaengungen, Internet, und Standreinigung. Fast alles andere koennen Sie von Ihrem Messebauer beziehen.

Wichtig ist bei dem Ausfuellen der Bestellungen dass sie korrekt und vollstaendig ausgefuellt werden und vor Ablauf der “Discount Order Deadline” beim GSC eingehen. Nach Ablauf der Deadline werden alle Leistungen erheblich teurer. Unvollstaendig oder unverstaendlich ausgefuellte Bestellungen werden spaeter zum “Normal-Tarif” abgerechnet, bekommen also nicht den Pre-order discount.

Alle Leistungen die man ueber das Exhibitor Manual bestellt muessen vorausbezahlt werden. Ohne Hinterlegung einer Kreditkarte kommt man hier nicht weit. Auslaendische Schecks werden nicht akzeptiert. Ueberweisungen treffen meist zu spaet ein, services werden nur erbracht nach Eingang der vollstaendigen Bezahlung. Bei korrektem Studium des Exhibitor Manuals und dem korrekten Verstaendnis dessen was man bestellt, lassen sich die Kosten die der Kreditkarte belastet werden entsprechend eingrenzen. Reklamationen muessen in beiderseitigem Einverstaendnis geloest sein, wenn man aus Frust seine Kreditkarte sperrt oder von seiner Bank abgebuchte Betraege zurueckbuchen laesst, wird man zur naechsten Messe nicht zugelassen.

Herstellung des Messestandes:

Jeder Messebauer in den USA kann Ihren Stand herstellen. Es kommt immer wieder vor, dass GSC’s oder deren Verkaeufer oder europaeische Repraesentanten Geruechte verbreiten, dass der Bau der Messestaende auf bestimmten Messen nur dem GSC erlaubt sei, und alle Staende die von anderen Messebauern hergestellt werden sind nicht zugelassen. Das ist absolut unwahr und auf keiner Messe der Fall. Sie koennen auch Ihren eigenen Stand aus Europa importieren.

Jedoch ist Vorsicht geboten hinsichtlich der Bauvorschriften. Jede Messe (nicht zwangslaeufig die Messehalle), hat ihre eigenen vom Veranstalter festgelegten Bauvorschriften. Gelegentlich sind Ausnahmeregeln moeglich, aber in der Regel werden diese Bestimmungen riguros angewendet. Abhaengig von der Standgroesse und Standform gibt es pauschale Regelungen, die Sie bereits vor Auftragsvergabe des Standbaues wissen muessen.

Desweiteren gibt es oertliche Auflagen, die bei der Standherstellung beruecksichtigt werden muessen. Z.B. das Las Vegas Convention Center erlaubt bestimmte Halogenlampen nicht. Verschiedene Messeplaetze in den USA haben unterschiedliche Hoehen in ihren Hallen, was Einfluss auf Abhaengungen hat.

Montage des Messestandes:

In den USA sind die meisten Messeplaetze durch Gewerkschaftliche Einfluesse stark reguliert. Es gibt sogenannte “Right to work States”, (z.B. Georgia und Florida), in denen man selbst bei der Montage Hand anlegen darf. Das ist jedoch in anderen Plaetzen strikt verboten. Die Montage ist den lokalen Gewerkschaftsangehoerigen vorenthalten, die dieses unter strengen Richtlinien mit regulierten Arbeitszeiten und Stundensaetzen tun. Es gibt vielzaehlige Gewerkschaften, und nicht an jedem Ort ist dieselbe Gewerkschaft fuer den selben service zustaendig. Die Regeln sind so umfangreich wie unterschiedlich, in den USA.

Die Konsequenz wenn man gegen diese Regeln verstoesst und Warnungen nicht beachtet ist die Schliessung des Messestandes mit der Ausschliessung des Ausstellers aus der Halle. Zuwiderhandlungen des Ausstellers haben ebenfalls negative Konsequenzen fuer die Gewerkschaftsarbeiter im Stand des Ausstellers. Darum haben diese wenig Verstaendnis fuer einen Aussteller der versucht zu seinem Vorteil die Regeln zu umgehen.

Da zum grossteil die zur Verfuegung stehenden Arbeiter wenig qualifiziert sind und keine entspr. Berufsausbildung haben, und ebenso wegen der hohen Stundensaetze und der geringen Auf- und Abbauzeiten, verbietet sich der Bau des Messestandes auf dem Showfloor. Es koennen nur weitgehendst vorgefertigte Teile montiert werden.

Arbeiter bekommt man am service-desk des General Contractors. Auch diese muessen vorbestellt werden. Es gibt eine Alternative dazu: Sogenannte “Labor-Management Companies” bieten an Messeorten Arbeiter an die ueber einen Gewerkschaftsausweis verfuegen, jedoch ueber mehr Erfahrung in der Montage von Messestaenden verfuegen als ihr GSC Kollegen. Diese Arbeiter werden von ihrem Manager “ueberwacht”, und mit Werkzeugen und Leitern ausgestattet. Oft sind diese Arbeiter wenige Prozent teurer, aber unter dem Strich benoetigen sie weniger Montagestunden und produzieren bessere Qualitaet. Ansonsten unterliegen sie den gleichen Bestimmungen wie jeder andere Arbeiter.

Als Aussteller oder Messebauer des Ausstellers erhalten Sie waehrend des Aufbaues Zugang zur Messehalle mit einem “Wristband” oder einem Aufkleber, welches Sie am Eingang zur Halle von dem Sicherheitspersonal bekommen. Sobald die Messe begonnen hat haben Arbeiter und Messebauer keinen Zutritt mehr. Aussteller benoetigen dann ihren Messeausweis.

Messebesucher:

Da die Veranstalter von Messen in den USA zumeist Industrieverbaende sind, haben diese eine genaue Vorstellung davon, wer sich als Besucher auf der Messe sehen laesst. Der Verband veranstaltet die Messe als seine jaehrliche Mitglieder-Konferenz mit Fortbildungsprogramm. Darum sieht man die gleichen Gesichter auf seinem Stand fuer die Dauer der Veranstaltung. Da alle Besucher vorher reigstriert werden, kann man bei Anmietung eines “Badge-Readers” das komplette Profil des Besuchers bei seinem Besuch auf dem Stand erhalten. Auch laesst sich durch due fruehzeitige Registrierung der Teilnehmer durch Ankauf der Mailing-Liste vom Veranstalter ein ausfuehrliches Pre-Show-Marketing durchfuehren.

Durch langjaehrige Erfahrung im internationalen Messe-Business ist Coral Enterprises ein Kompetenter und zuverlaessiger Partner, der Ihre Qualitaets- und Serviceansprueche versteht!

Lassen Sie uns zu Ihrem Messeerfolg beitragen!